KI-Beauftragte im Unternehmen: Aufgaben, Rolle und die ersten 30 Tage

Eine feste Stellenbeschreibung gibt es nicht, weil kein Gesetz die Rolle definiert. In der Praxis landen aber fast überall dieselben fünf Aufgaben auf dem Tisch. Ob die Rolle KI-Beauftragte, KI-Manager oder KI-Verantwortliche heißt, ist dabei zweitrangig.

• Bestandsaufnahme: Wer nutzt welche KI-Werkzeuge, mit welchem Konto und für welche Aufgaben? Oft zeigt sich, dass ChatGPT im Vertrieb, ein Übersetzer im Einkauf und Copilot in der Buchhaltung längst im Einsatz sind.
• Anwendungsfälle bewerten: Lohnt es sich, Angebote mit KI vorzubereiten oder Protokolle zusammenfassen zu lassen? Du schätzt Nutzen, Aufwand und Risiko ein und schlägst vor, womit ihr anfangt.
• Regeln und Freigaben: Welche Werkzeuge sind erlaubt, welche Daten dürfen hinein, wer gibt neue Tools frei? Das landet in einer kurzen KI-Richtlinie.
• Schulung organisieren und dokumentieren: Du planst, wer was lernen muss, und hältst fest, wer wann teilgenommen hat. Das ist der Teil, der mit Art. 4 AI Act zu tun hat.
• Ansprechpartner sein: Kolleginnen und Kollegen fragen dich, ob sie eine Kundenmail in ChatGPT kopieren dürfen oder ob das neue Notiz-Tool in Ordnung ist. Du beantwortest das oder weißt, wen du fragst.

Was die Rolle nicht ist: Du bist keine Rechtsabteilung und musst nicht jedes Modell technisch verstehen. Bei Rechtsfragen ziehst du den Datenschutzbeauftragten oder eine juristische Beratung hinzu. Deine Stärke ist, den Überblick zu behalten und Entscheidungen so vorzubereiten, dass die Geschäftsführung sie treffen kann.

Nein. Der EU AI Act, auf Deutsch KI-Verordnung, schreibt keinen KI-Beauftragten vor. Die Bundesnetzagentur sagt das auf ihrer Seite zur KI-Kompetenz ausdrücklich. Auch die EU-Kommission schreibt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz, dass für Art. 4 keine bestimmte Organisationsstruktur vorgeschrieben ist.

Was der AI Act verlangt, steht in Art. 4: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz ihrer Leute fördern. Betreiber seid ihr schon, wenn euer Team ChatGPT oder Copilot beruflich nutzt. Die Pflicht gilt seit Februar 2025. Im Juli 2026 wurde Art. 4 durch die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 neu gefasst. Seitdem geht es um Maßnahmen, die die Kompetenz fördern. Ein bestimmtes Niveau müsst ihr nicht garantieren.

Ein Zertifikat für Schulungen ist ebenfalls nicht vorgeschrieben. Die Bundesnetzagentur empfiehlt aber, Art, Umfang und Teilnehmende der Maßnahmen festzuhalten. Genau hier hilft eine zuständige Person: Eine Stelle behält den Überblick, statt dass jede Abteilung für sich etwas macht und am Ende niemand weiß, wer was gelernt hat.

Die Begriffe gehen durcheinander, auch in Stellenanzeigen. „KI-Manager“ wird deutlich häufiger gesucht als „KI-Beauftragter“, oft zusammen mit IHK, weil es dafür Zertifikatslehrgänge gibt. Rechtlich festgelegt ist keiner der beiden Titel. Grob gilt: KI-Manager treiben eher Projekte und Strategie voran, KI-Beauftragte kümmern sich eher um Regeln, Schulung und Überblick. In kleinen Betrieben ist das dieselbe Person.

Kann die Datenschutzbeauftragte die KI-Rolle mit übernehmen? Das kommt vor, denn viele KI-Fragen sind auch Datenschutzfragen. Prüft aber einen möglichen Interessenkonflikt: Wer KI-Werkzeuge einführt, sollte nicht gleichzeitig die Person sein, die diese Einführung datenschutzrechtlich kontrolliert. Oft funktioniert es besser, wenn beide Rollen getrennt bleiben und eng zusammenarbeiten.

Die beste Besetzung ist selten die Person mit dem meisten Technikwissen. Gesucht ist jemand, der den Betrieb kennt, gut erklären kann und Lust hat, Neues auszuprobieren. Oft kommen solche Leute aus Projektmanagement, Qualitätsmanagement, Assistenz der Geschäftsführung, IT oder Personal.

• Du kennst die Abläufe und weißt, wo im Alltag Zeit verloren geht.
• Du nutzt selbst KI-Werkzeuge und kannst einschätzen, wo sie danebenliegen.
• Du kannst mit Geschäftsführung, IT, Datenschutz und Betriebsrat reden, ohne dass es knirscht.
• Du schreibst Dinge auf. Ohne Dokumentation gibt es keinen Überblick.
• Du hast Zeit dafür. Eine Rolle ohne Stunden im Kalender bleibt ein Titel.

Den letzten Punkt klärst du am besten vor dem Start mit der Geschäftsführung: wie viele Stunden pro Woche, was du selbst entscheiden darfst und wem du berichtest. Das gehört schriftlich in deinen Auftrag. Sonst wirst du schnell zur Person, die alle fragen, die aber nichts entscheiden kann.

Eine bestimmte Ausbildung ist für die Rolle nicht vorgeschrieben. Wer sich trotzdem qualifizieren will, findet zwei verbreitete Wege. Mehrere IHKs bieten Zertifikatslehrgänge an, zum Beispiel „KI-Manager (IHK)“, „Betriebliche/-r KI-Beauftragte/-r (IHK)“ oder „AI Compliance Manager (IHK)“. Sie enden mit einem lehrgangsinternen Test. Ein öffentlich-rechtlicher Abschluss wie ein Fachwirt ist das nicht, aber ein bekannter Nachweis für Lebenslauf und Arbeitgeber.

Der zweite Weg ist ein Zertifikat mit Prüfung bei einer Prüforganisation, etwa „KI-Beauftragte/r (Dekra)“. Darauf bereiten verschiedene Bildungsträger vor, Dauer und Preis unterscheiden sich deutlich. Vergleiche vor der Buchung Inhalte, Praxisanteil und Prüfungsform und frag nach, ob eine Förderung möglich ist, zum Beispiel über die Agentur für Arbeit.

Rosanna Preller, die diesen Ratgeber geschrieben hat, ist selbst KI-Managerin (IHK) und KI-Beauftragte (Dekra). Ein Zertifikat zeigt, dass du die Grundlagen kennst. Was in deinem Betrieb funktioniert, merkst du aber erst, wenn du anfängst. Deshalb lohnt sich ein klarer Plan für die ersten Wochen.

Ein typischer Fehler am Anfang ist, gleich eine lange Richtlinie zu schreiben, bevor klar ist, was im Betrieb überhaupt passiert. Besser ist die umgekehrte Reihenfolge: erst schauen, dann bewerten, dann Regeln aufschreiben, dann schulen.

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   Woche 1: Auftrag klären und Bestandsaufnahme

   Kläre mit der Geschäftsführung Ziel, Zeitbudget und Entscheidungsrahmen. Dann fragst du ab, wer welche KI-Werkzeuge nutzt: Name des Tools, privates Konto oder Firmenlizenz, wofür und mit welchen Daten. Eine kurze Umfrage reicht, die Vorlage steht unten. Sprich auch mit IT und Datenschutz, oft wissen sie schon von einigen Konten.

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   Woche 2: Anwendungsfälle sammeln und bewerten

   Sammle Ideen aus der Umfrage und aus Gesprächen: Angebote vorformulieren, Mails beantworten, Protokolle zusammenfassen, Rechnungen vorsortieren, Recherche für Ausschreibungen. Bewerte jede Idee nach Nutzen, Aufwand und Risiko auf einer Skala von 1 bis 3. Wähle zwei oder drei Fälle mit hohem Nutzen und niedrigem Risiko als Startprojekte.

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   Woche 3: Regeln und Freigaben festlegen

   Schreib eine kurze KI-Richtlinie von ein bis zwei Seiten: welche Werkzeuge erlaubt sind, was nie hineingehört (Personaldaten, Kundendaten und Geschäftsgeheimnisse in private Konten), ob und wie ihr KI-Texte nach außen kennzeichnet und wer neue Tools freigibt. Stimme sie mit Geschäftsführung, Datenschutz und, falls es einen gibt, dem Betriebsrat ab.

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   Woche 4: Schulung planen und dokumentieren

   Lege fest, wer was lernen muss: Grundlagen für alle, die KI nutzen, Vertiefung für die Leute in den Startprojekten. Plane die ersten Termine und lege eine Liste an, in der Datum, Inhalte, Dauer und Teilnehmende stehen. So kannst du jederzeit zeigen, was ihr für die KI-Kompetenz getan habt.

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   Tag 30: Bilanz ziehen

   Stell der Geschäftsführung auf einer Seite vor, was schon läuft, welche Startprojekte kommen, welche Regeln gelten und wann geschult wird. Vereinbare einen festen Termin, an dem ihr alle drei Monate gemeinsam nachschaut.

Hallo zusammen,

ich kümmere mich ab sofort um das Thema KI bei uns. Damit ich einen Überblick bekomme, beantwortet bitte bis Freitag diese vier Fragen:

1. Welche KI-Werkzeuge nutzt du für die Arbeit (z. B. ChatGPT, Copilot, DeepL, Bildgeneratoren)?
2. Mit welchem Konto: privat, kostenlos oder über die Firma?
3. Wofür nutzt du sie? Zwei, drei Beispiele reichen.
4. Wo würde dir KI noch helfen, und was hält dich bisher davon ab?

Es geht nicht um Kontrolle. Ich will wissen, was wir schon nutzen, damit wir gemeinsame Regeln und passende Schulungen finden.

Danke euch!

Für die Rolle brauchst du keine Spezialsoftware. Eine Tabelle und ein Textdokument reichen für den Anfang. Wichtig sind vier Vorlagen, die du immer wieder brauchst:

• Inventarliste: eine Zeile pro Werkzeug mit Name, Anbieter, Kontoart, Abteilung, Zweck, Datenarten und Freigabestatus.
• Bewertungsmatrix: alle Anwendungsfälle mit Nutzen, Aufwand und Risiko, daraus eine klare Reihenfolge.
• KI-Richtlinie: ein bis zwei Seiten mit erlaubten Tools, Datenregeln und Freigabeweg.
• Schulungsnachweis: Datum, Inhalte, Dauer, Teilnehmende und Unterlagen jeder Maßnahme.

Werkzeug | Anbieter | Konto (privat oder Firma) | Abteilung | Wofür | Welche Daten | Freigegeben (ja, nein, in Prüfung) | Verantwortlich | Geprüft am

Ausführlicher steht das im Buch „KI-Manager:in werden“ von Rosanna Preller, mit einer 30-Tage-Roadmap und 15 Arbeitsvorlagen. Wenn du den Plan lieber mit Videos und fertigen Vorlagen Woche für Woche durchgehst, ist der Kurs „KI-Beauftragte: der 30-Tage-Start“ dafür gemacht.