n8n Anleitung auf Deutsch: dein erster Workflow mit KI

n8n (gesprochen „n-eight-n“) ist eine Plattform für Workflow-Automatisierung. Du verbindest Programme wie Gmail, Outlook, Google Sheets, Slack oder dein CRM, ohne selbst Code zu schreiben. Statt Daten von Hand aus einer Mail in eine Tabelle zu kopieren, baust du einmal einen Ablauf, und n8n erledigt das ab dann bei jeder neuen Mail. Auf der eigenen Website wirbt n8n mit über 500 fertigen Integrationen.

Gegründet hat n8n Jan Oberhauser in Berlin. Die n8n GmbH steht seit November 2019 im Berliner Handelsregister, das Projekt ging im selben Jahr an die Öffentlichkeit. Der Quellcode liegt offen auf GitHub und hat dort über 200.000 Sterne gesammelt. Laut n8n gehört es damit zu den 50 größten Projekten der Plattform.

n8n nennt sein Modell „fair-code“. Das ist keine Lizenz, sondern eine Haltung: Der Code ist einsehbar, du darfst ihn nutzen und anpassen, aber der Hersteller schränkt die kommerzielle Verwertung ein. Die konkrete Lizenz heißt Sustainable Use License. Sie erlaubt die Nutzung für eigene interne Geschäftszwecke sowie für private und nicht kommerzielle Zwecke. Nicht erlaubt ist zum Beispiel, n8n als eigenen Bezahldienst an Dritte weiterzuverkaufen. Für dein Büro, deine Agentur oder deinen Betrieb ist das in aller Regel kein Hindernis.

Du kannst n8n auf zwei Arten nutzen: in der n8n Cloud, die der Hersteller für dich betreibt, oder selbst gehostet auf einem eigenen Server. Die selbst gehostete Variante heißt Community Edition und ist kostenlos.

n8n rechnet nach Workflow-Ausführungen ab. Eine Ausführung ist ein kompletter Durchlauf deines Workflows, egal wie viele Schritte er hat. Das ist ein wichtiger Unterschied zu Zapier, wo jeder einzelne Schritt zählt. Die Preise laut n8n.io, Stand Oktober 2026, bei jährlicher Zahlung:

Die Cloud kannst du kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Bei monatlicher Zahlung wird es teurer, n8n gibt die Ersparnis der Jahreszahlung mit 17 Prozent an. Business und Enterprise richten sich an größere Unternehmen.

Self-Hosting klingt nach „gratis“, kostet aber Zeit. Du brauchst einen Server, meist mit Docker, und kümmerst dich selbst um Updates, Backups und Sicherheit. Für Einsteiger ohne IT-Unterstützung ist die Cloud der einfachere Start. Wer IT im Haus hat oder sensible Daten verarbeitet, fährt mit Self-Hosting oft besser.

Mit diesen sechs Begriffen findest du dich in jedem n8n Tutorial zurecht:

• Workflow: der ganze Ablauf, den du auf der Arbeitsfläche (Canvas) baust. Er läuft von links nach rechts.
• Node: ein einzelner Baustein im Workflow. Ein Node holt Mails ab, ein anderer schreibt eine Zeile in eine Tabelle, ein dritter ruft eine KI auf.
• Trigger: der Node, der den Workflow startet. Zum Beispiel „neue Mail eingegangen“, „Formular abgeschickt“ oder „jeden Montag um 8 Uhr“.
• Credentials: die gespeicherten Zugangsdaten zu einem Dienst, etwa die Verbindung zu deinem Gmail-Konto oder ein API-Schlüssel für die KI. Du legst sie einmal an und nutzt sie in allen Workflows.
• Expression: ein Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern, der Daten aus einem vorherigen Node einsetzt, etwa den Betreff einer Mail.
• AI Agent Node: der Baustein für KI-Agenten. Er bekommt ein Sprachmodell (Chat Model) und Werkzeuge (Tools) angehängt. Das Modell entscheidet dann selbst, welches Werkzeug es für die Aufgabe einsetzt, zum Beispiel „Entwurf anlegen“.

Der Unterschied zwischen einem normalen Workflow und einem n8n KI-Agent: Ein normaler Workflow macht immer exakt dieselben Schritte. Ein Agent bekommt ein Ziel und Werkzeuge und wählt den Weg selbst. Das ist flexibler, aber auch weniger vorhersehbar. Deshalb lässt du einen Agenten am Anfang nur Entwürfe anlegen und nichts selbst verschicken.

Unser Beispiel: Kundenanfragen landen in Gmail. Der Workflow liest jede neue Anfrage, fasst sie zusammen, schreibt einen Antwortvorschlag und legt ihn als Entwurf in deinem Postfach ab. Du öffnest morgens deine Entwürfe, prüfst, ergänzt und sendest. Mit Outlook funktioniert es ähnlich über die Microsoft-Outlook-Nodes.

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   Zugang anlegen

   Starte die kostenlose Testphase der n8n Cloud oder nutze eine selbst gehostete Installation. Lege einen neuen Workflow an. Du siehst eine leere Arbeitsfläche mit einem Plus-Zeichen.

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   Trigger einrichten

   Klicke auf das Plus und wähle „Gmail Trigger“ mit dem Ereignis „Message Received“. Verbinde unter Credentials dein Google-Konto. Lege bei Poll Times fest, wie oft n8n nachschaut, zum Beispiel jede Minute. Setze unter Filters ein Label wie „Anfragen“, damit nicht jede Newsletter-Mail die KI beschäftigt. Schalte „Simplify“ aus, sonst kommt nur der Kopf der Mail an, nicht der ganze Text.

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   Testdaten holen

   Schick dir selbst eine Beispielanfrage mit dem Label „Anfragen“ und klicke im Trigger auf „Fetch Test Event“. Rechts siehst du jetzt die Daten der Mail: Absender, Betreff, Text. Mit diesen Testdaten baust du die nächsten Schritte.

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   AI Agent Node anhängen

   Hänge hinter den Trigger den Node „AI Agent“. Unten am Node siehst du Anschlüsse für Chat Model, Memory und Tool. Wähle bei Chat Model einen Anbieter, etwa OpenAI, Anthropic oder Mistral, und hinterlege deinen API-Schlüssel als Credential. Memory brauchst du für dieses Beispiel nicht.

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   Prompt einsetzen

   Stell im Agenten die Quelle des Prompts auf „Define below“ und füge den Prompt aus dem Kasten unten ein. Die Felder in den geschweiften Klammern kannst du auch per Maus aus der linken Datenansicht in das Textfeld ziehen. So stimmen die Feldnamen sicher.

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   Gmail als Werkzeug anschließen

   Klicke am Agenten auf den Anschluss Tool und wähle Gmail. Stelle Resource auf „Draft“ und Operation auf „Create“. Bei Subject, Message und To Email überlässt du die Werte dem Modell; dafür gibt es neben jedem Feld eine eigene Schaltfläche. Gib dem Werkzeug einen sprechenden Namen wie „Entwurf erstellen“. Ein Werkzeug zum Senden hängst du nicht an.

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   Testen und aktivieren

   Starte den Workflow einmal von Hand. Öffne danach in Gmail den Ordner Entwürfe und prüfe Zusammenfassung und Antwort. Passt alles, schaltest du den Workflow oben rechts scharf. Ab jetzt läuft er im Hintergrund, auch wenn dein Rechner aus ist.

Du bist die Assistenz für meinen Posteingang. Du bekommst eine Kundenanfrage per E-Mail.

Aufgaben:
1. Fasse die Mail in höchstens drei Sätzen zusammen.
2. Nenne, was der Absender konkret möchte und bis wann, falls er eine Frist nennt.
3. Schreibe einen Antwortvorschlag: freundlich, sachlich, höchstens 120 Wörter. Übernimm die Anrede aus der Mail (du oder Sie). Mach keine Zusagen zu Preisen, Terminen oder Rabatten. Wo dir Informationen fehlen, schreib [BITTE ERGÄNZEN].
4. Lege die Antwort mit dem Werkzeug "Entwurf erstellen" als Entwurf an. Empfänger ist die Absenderadresse, Betreff ist "AW: " plus der Originalbetreff. Setze die Zusammenfassung aus Punkt 1 und 2 als interne Notiz über die Antwort, getrennt durch die Zeile "===== Antwort =====".
5. Versende niemals selbst etwas.

Absender: {{ $json.from.text }}
Betreff: {{ $json.subject }}
Mailtext:
{{ $json.text }}

Die interne Notiz löschst du vor dem Absenden aus dem Entwurf. So siehst du auf einen Blick, worum es geht, und kannst die Antwort sofort beurteilen.

• Mit Testdaten arbeiten: Baue und teste mit erfundenen Beispielmails, nicht mit echten Kundendaten. n8n merkt sich das Testereignis, du musst also nicht für jeden Versuch eine neue Mail schicken.
• Fehler abfangen: Lege einen eigenen Fehler-Workflow mit dem „Error Trigger“ an, der dir eine Nachricht schickt, wenn etwas schiefgeht. In den Einstellungen deines Workflows wählst du ihn als Error Workflow aus. So merkst du, wenn etwa der Google-Zugang abgelaufen ist.
• Ausführungen prüfen: Unter „Executions“ siehst du jeden Durchlauf mit allen Daten. Dort findest du auch heraus, an welchem Node es gehakt hat.
• KI-Kosten im Blick behalten: Filtere vorher, was die KI überhaupt sehen muss, etwa per Label oder Absender. Setze beim Modellanbieter ein monatliches Limit. Für Zusammenfassungen reicht oft ein kleineres, günstigeres Modell.
• Menschen entscheiden lassen: Lass den Agenten Entwürfe schreiben, aber nichts selbst verschicken, bis du ihm über Wochen vertraust. Das gilt besonders für Mails an Kunden.

Zum Datenschutz: Die n8n Cloud speichert laut Hersteller Daten in der EU, auf Servern in Frankfurt am Main. Bei Self-Hosting liegen die Daten dort, wo dein Server steht, zum Beispiel bei einem deutschen Hoster. Denk aber daran, dass die Mailtexte zusätzlich an den Anbieter des Sprachmodells gehen. Nutze dafür ein geschäftliches Konto mit passenden Vertragsbedingungen, kein privates. Gib keine Geschäftsgeheimnisse oder sensiblen Personendaten in einen Workflow, den euer Datenschutzbeauftragter nicht kennt, und haltet euch an eure internen KI-Regeln.

Alle vier Werkzeuge verbinden Programme miteinander. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wo sie laufen und wie sie abrechnen. Preise laut Herstellerseiten, Stand Oktober 2026:

Für Einsteiger ist Zapier am schnellsten, wird bei vielen Schritten aber teuer. n8n braucht etwas mehr Einarbeitung und belohnt das mit voller Kontrolle und guten KI-Bausteinen. In Google Trends ist n8n in Deutschland inzwischen das meistgesuchte der vier Werkzeuge.

Der Hersteller bietet in seiner Academy unter learn.n8n.io eigene Einsteigerkurse an, auf Englisch. Dort lernst du Grundlagen, Integrationen und den Einsatz von KI in Workflows. Wenn du lieber auf Deutsch und mit Beispielen aus dem Büroalltag lernst, hilft ein deutschsprachiger n8n Kurs, der direkt bei deinen eigenen Abläufen ansetzt.

Such dir für den Anfang eine Aufgabe, die dich jede Woche nervt und immer gleich abläuft: Rechnungen aus Mails in einen Ordner sortieren, Anfragen in eine Tabelle übertragen, Protokolle zusammenfassen. Baue genau diesen einen Workflow fertig, bevor du den nächsten anfängst. Wenn du lieber eigene kleine Programme statt Workflows bauen willst, lies unseren Ratgeber „Was ist Vibe Coding?“. Und wenn dein Unternehmen KI-Agenten einsetzt, denk an die Pflicht zur KI-Kompetenz aus dem AI Act. Mehr dazu steht im Ratgeber zur KI-Schulungspflicht.