Prompts schreiben: Anleitung mit Vorlagen für den Büroalltag

Ein Sprachmodell kennt dich nicht. Es weiß nicht, für welche Firma du arbeitest, wer die Mail liest und ob du drei Sätze oder drei Seiten brauchst. Fehlt diese Information, füllt die KI die Lücken mit dem Durchschnitt aus allem, was sie gelernt hat. Heraus kommt ein Text, der korrekt klingt, aber zu niemandem passt.

Anthropic, der Hersteller von Claude, beschreibt das in seinem Prompting-Leitfaden mit einem Bild: Stell dir die KI als sehr fähige neue Mitarbeiterin vor, die eure Abläufe und Gepflogenheiten noch nicht kennt. Je genauer du erklärst, was du willst, desto besser das Ergebnis. Der Test dazu ist einfach. Würde eine Kollegin ohne Vorwissen deinen Prompt verstehen? Wenn nicht, versteht ihn die KI auch nicht.

• Zu kurz: „Schreib eine Mail an den Kunden“ lässt offen, welcher Kunde, welches Anliegen und welcher Ton.
• Kein Kontext: Die KI kennt weder dein Produkt noch die Vorgeschichte.
• Kein Format: Ohne Vorgabe kommt oft ein langer Fließtext, obwohl du eine Tabelle oder drei Stichpunkte brauchst.
• Mehrere Aufgaben auf einmal: Zusammenfassen, übersetzen und bewerten in einem Satz führt zu halben Ergebnissen.
• Keine Nachfrage: Die erste Antwort wird übernommen, statt sie im Dialog zu verbessern.

Der Begriff Prompt Engineering klingt technisch. Er meint das gezielte Formulieren von Anweisungen an eine KI. Für den Büroalltag heißt das: so schreiben, dass das Ergebnis beim ersten oder zweiten Versuch passt. Programmieren musst du dafür nicht.

Die offiziellen Leitfäden der großen Anbieter ähneln sich stark. Microsoft nennt für Copilot die Bausteine Ziel, Kontext, Quelle und Erwartungen. Googles Leitfaden für Gemini spricht von Persona, Aufgabe, Kontext und Format. OpenAI und Anthropic empfehlen klare, ausdrückliche Anweisungen, Hintergrundwissen und Beispiele. Daraus ergibt sich ein Schema, das in jedem Werkzeug funktioniert.

• Rolle: Ein Satz reicht. Die Rolle setzt Ton und Fachblick. Eine Steuerberaterin erklärt eine Rechnung anders als ein Vertriebler.
• Kontext: der wichtigste und am häufigsten vergessene Baustein. Anthropic rät ausdrücklich, auch das Warum zu nennen, weil die KI dann zielgenauer antwortet. Wer liest den Text? Was ist vorher passiert? Was soll danach passieren?
• Aufgabe: Beginne mit einem klaren Verb wie schreibe, fasse zusammen, vergleiche oder prüfe. Eine Aufgabe pro Prompt.
• Format: Länge, Aufbau, Ton und Anrede. Soll es eine Tabelle, eine Liste oder eine fertige Mail werden?
• Beispiele: OpenAI und Anthropic nennen Beispiele als einen der zuverlässigsten Wege, Ton und Aufbau zu steuern. Fachleute sagen dazu Few-Shot-Prompting: Du zeigst wenige Muster, die KI übernimmt sie.
• Grenzen: Sag vor allem, was die KI tun soll, nicht nur, was sie lassen soll. Das empfiehlt auch OpenAI. Eine klare Grenze lohnt sich trotzdem bei Fakten, Zahlen und Preisen.

Angenommen, du arbeitest in einer kleinen Webagentur und sollst bei einem offenen Angebot nachfassen. So sieht der typische erste Versuch aus:

Schreib eine Mail wegen dem Angebot.

Die KI liefert eine höfliche, aber leere Mail mit Lücken wie [Name] und Sätzen, die in jede Branche passen. Du musst fast alles umschreiben. Jetzt derselbe Auftrag mit dem Schema:

Du bist Vertriebsassistenz in einer Agentur für Webdesign.

Kontext: Wir haben der Bäckerei Hofmann am 14. Oktober ein Angebot für eine neue Website geschickt (4.800 Euro, Umsetzung in sechs Wochen). Seitdem kam keine Antwort. Frau Hofmann war im Erstgespräch begeistert, hatte aber Sorge, dass ihr Team zu viel Zeit investieren muss.

Aufgabe: Schreibe eine kurze Nachfass-Mail, die freundlich an das Angebot erinnert und die Sorge wegen des Aufwands aufgreift.

Format: Höchstens 100 Wörter, Sie-Form, mit Betreffzeile. Am Ende ein konkreter Vorschlag für ein Telefonat von 15 Minuten.

Grenzen: Biete keinen Rabatt an. Keine Floskeln wie „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“.

Jetzt hat die KI alles, was eine Kollegin auch bräuchte. Die Antwort trifft den Ton, greift den Einwand auf und endet mit einem klaren nächsten Schritt. Der zweite Prompt kostet dich eine Minute mehr, spart dir aber das Umschreiben.

Die folgenden acht Vorlagen funktionieren in ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot und Gemini. Ersetze alles in geschweiften Klammern durch deine Angaben. Texte, Tabellen oder Notizen fügst du zwischen die drei Anführungszeichen ein.

Du bist {Rolle, z. B. Kundenservice in einem Onlineshop für Gartenmöbel}.

Kontext: Unten steht eine Mail von {Absender}. Vorgeschichte: {was du weißt}. Mein Ziel: {z. B. Kunden halten, Termin vereinbaren, freundlich absagen}.

Aufgabe: Schreibe eine Antwort auf diese Mail.

Format: {Du- oder Sie-Form}, höchstens {Anzahl} Wörter, mit Betreffzeile. Am Ende ein klarer nächster Schritt.

Grenzen: Erfinde keine Fakten, Termine oder Preise. Wenn Angaben fehlen, schreib an die Stelle [BITTE ERGÄNZEN].

Mail:
"""
{Mail einfügen}
"""

Du bist Protokollführung in {Abteilung oder Firma}.

Aufgabe: Mach aus meinen Notizen ein Ergebnisprotokoll der Besprechung „{Titel}“ vom {Datum}.

Format:
1. Teilnehmende
2. Ergebnisse je Thema in zwei bis drei Sätzen
3. Tabelle mit Aufgaben: Was, Wer, Bis wann
4. Offene Fragen

Grenzen: Nimm nur auf, was in den Notizen steht. Fehlt bei einer Aufgabe die Person oder das Datum, schreib „offen“.

Notizen:
"""
{Stichpunkte oder Transkript einfügen}
"""

Du bist {Rolle, z. B. Inhaber eines Malerbetriebs}.

Kontext: Kunde: {Name, Branche}. Bedarf: {was der Kunde braucht}. Unsere Leistungen: {Leistungen}. Preis: {Betrag}. Besonderheit: {z. B. Termin vor Weihnachten möglich}.

Aufgabe: Schreibe den Begleittext zu unserem Angebot.

Format: Drei kurze Absätze. Erstens Bezug auf unser Gespräch, zweitens der Nutzen für den Kunden in drei Stichpunkten, drittens der nächste Schritt. Sie-Form, sachlich und freundlich.

Grenzen: Nenne nur Leistungen und Preise aus meinen Angaben.

Du bist Rechercheassistenz.

Kontext: Ich muss {Thema} verstehen, weil {Zweck, z. B. wir im Team darüber entscheiden}. Mein Vorwissen: {gering, mittel oder gut}.

Aufgabe: Gib mir einen Überblick über {Thema}: wichtigste Begriffe, Vor- und Nachteile, typische Fehler.

Format: Gliederung mit Zwischenüberschriften. Danach fünf Fragen, die ich vor einer Entscheidung klären sollte.

Grenzen: Nenne zu jeder Faktenaussage die Quelle mit Link. Wenn du unsicher bist oder keine Quelle hast, schreib das dazu. Erfinde keine Quellen.

Aufgabe: Kürze den folgenden Text auf etwa {Anzahl} Wörter.

Kontext: Der Text ist für {Zielgruppe, z. B. den Kundennewsletter}.

Format: Behalte alle Zahlen, Namen und Termine. Kurze Sätze, aktive Verben. Liste danach auf, was du weggelassen hast.

Text:
"""
{Text einfügen}
"""

Du bist Controller in einem kleinen Unternehmen.

Kontext: Die Tabelle zeigt {Inhalt, z. B. Umsätze je Monat und Produkt} für {Zeitraum}. Ich brauche die Auswertung für {Zweck, z. B. die Teambesprechung am Montag}.

Aufgabe: Werte die Tabelle aus. Nenne die drei auffälligsten Entwicklungen und mögliche Gründe.

Format: Zuerst eine Zusammenfassung in drei Sätzen, dann eine Tabelle mit den Kennzahlen, die du berechnet hast, jeweils mit Rechenweg.

Grenzen: Rechne nur mit den Daten aus der Tabelle. Kennzeichne Vermutungen als Vermutung.

Tabelle:
"""
{Tabelle einfügen oder Datei hochladen}
"""

Du bist {Rolle, z. B. erfahrene Lektorin oder kritische Kundin aus unserer Zielgruppe}.

Kontext: Der Text unten ist {Art, z. B. eine Produktbeschreibung für unsere Website}. Zielgruppe: {Zielgruppe}. Ziel des Textes: {z. B. mehr Anfragen}.

Aufgabe: Gib mir ehrliches Feedback. Schreib den Text nicht um.

Format: Drei Stärken und drei Schwächen, jeweils mit einer Stelle aus dem Text und einem konkreten Verbesserungsvorschlag.

Text:
"""
{Text einfügen}
"""

Du bist Recruiterin in {Branche}.

Kontext: Wir sind {Firma, Größe, Ort}. Wir suchen {Position} in {Vollzeit oder Teilzeit}. Aufgaben: {Aufgaben}. Anforderungen: {Muss und Kann}. Wir bieten: {Leistungen, Gehaltsspanne falls gewünscht}.

Aufgabe: Schreibe eine Stellenanzeige.

Format: {Du- oder Sie-Ansprache}. Abschnitte: Über uns, Deine Aufgaben, Das bringst du mit, Das bieten wir, So bewirbst du dich. Höchstens 300 Wörter.

Grenzen: Formuliere geschlechtsneutral und ohne Altersvorgaben. Erfinde keine Leistungen, die ich nicht genannt habe.

Die erste Antwort ist ein Entwurf, kein Endergebnis. OpenAI, Microsoft und Google raten alle dazu, Prompts schrittweise zu verfeinern. Das geht am schnellsten im selben Chat, weil die KI den Verlauf kennt.

1. 1

   Lass die KI zuerst fragen

   Bei größeren Aufgaben schreibst du ans Ende: „Stell mir zuerst bis zu fünf Fragen, bevor du loslegst.“ So holst du Kontext, an den du selbst nicht gedacht hast.

2. 2

   Sag konkret, was nicht passt

   Statt „Mach das besser“ schreibst du: „Der zweite Absatz ist zu förmlich“ oder „Die Zahlen aus Zeile 3 fehlen“. Je genauer die Kritik, desto besser die zweite Version.

3. 3

   Ändere eine Sache pro Runde

   Ton, Länge oder Aufbau: Wer alles auf einmal ändert, sieht nicht mehr, was gewirkt hat.

4. 4

   Lass Varianten erzeugen

   „Gib mir drei Betreffzeilen in unterschiedlichem Ton“ geht schneller als dreimal neu fragen. Du wählst aus und arbeitest mit der besten weiter.

5. 5

   Speichere, was funktioniert

   Hat ein Prompt gut funktioniert, kopiere ihn in deine eigene Sammlung. Viele Werkzeuge bieten dafür gespeicherte Anweisungen oder Projekte, in denen der Kontext erhalten bleibt.

Was fehlt dir, um diese Aufgabe besser zu lösen?
Kürze das auf die Hälfte, ohne Zahlen und Namen zu streichen.
Schreib es für jemanden ohne Fachwissen.
Wo ist deine Antwort schwach oder unsicher?
Zeig mir nur die Stellen, die du geändert hast.
Stell das Ergebnis als Tabelle dar.

KI-Modelle formulieren flüssig, auch wenn der Inhalt falsch ist. Erfundene Fakten, Zitate oder Quellen heißen Halluzinationen. Microsoft schreibt in seiner Copilot-Hilfe ausdrücklich, dass du Antworten prüfen und mit vertrauenswürdigen Quellen abgleichen sollst. Anthropic betont, dass sich Halluzinationen mit gutem Prompting verringern, aber nicht ganz vermeiden lassen.

Ein einfacher Hebel steckt schon in den Vorlagen oben: Erlaube der KI, „weiß ich nicht“ zu sagen. Laut Anthropic senkt das die Zahl falscher Aussagen deutlich. Danach prüfst du selbst:

• Zahlen, Daten und Namen: jede einzelne gegen das Original oder eine verlässliche Quelle halten.
• Quellen: den Link öffnen und lesen, ob dort wirklich steht, was die KI behauptet. Erfundene oder falsch zugeordnete Quellen kommen vor.
• Rechnungen: bei Tabellen den Rechenweg ausgeben lassen und Stichproben nachrechnen.
• Aktualität: nachfragen, ob die KI im Web gesucht hat oder aus ihrem Trainingswissen antwortet. Trainingswissen kann veraltet sein.
• Gegenprobe: dieselbe Frage in einem neuen Chat oder einem zweiten Werkzeug stellen. Weichen die Antworten stark ab, genauer hinschauen.
• Recht, Steuern, Gesundheit: KI-Antworten sind hier nur ein Ausgangspunkt. Verbindliche Auskünfte geben Fachleute.

Alles, was du in einen Prompt schreibst, landet beim Anbieter. Deshalb gehören keine Personendaten von Kunden oder Beschäftigten und keine Geschäftsgeheimnisse in private Konten. Ersetze Namen durch Platzhalter wie „Kunde A“, bevor du einen Text einfügst.

In privaten ChatGPT-Konten kannst du in den Einstellungen unter Datenkontrollen abschalten, dass deine Chats zum Verbessern der Modelle genutzt werden. Bei Business- und Enterprise-Arbeitsbereichen nutzt OpenAI Inhalte nach eigenen Angaben standardmäßig nicht fürs Training. Wichtiger als jede Einstellung sind die Regeln in deinem Unternehmen: Nutze die Werkzeuge und Konten, die dort freigegeben sind.

• Den Prompt wie eine Google-Suche schreiben: „Angebot Malerarbeiten“ statt ganzer Sätze mit Kontext.
• Die Zielgruppe weglassen. Ein Text für die Geschäftsführung klingt anders als einer für Auszubildende.
• Zu viele Aufgaben in einen Prompt packen. Besser nacheinander: erst zusammenfassen, dann bewerten, dann formulieren.
• Nur sagen, was die KI nicht tun soll, statt zu beschreiben, was sie stattdessen tun soll.
• Kein Format vorgeben und sich dann über einen langen Fließtext ärgern.
• Anweisung und eingefügten Text vermischen. Lange Texte mit Trennzeichen absetzen.
• Die erste Antwort ungeprüft übernehmen, vor allem Zahlen und Quellen.
• Echte Kundendaten in ein privates Konto kopieren.
• Gute Prompts nicht speichern und jedes Mal von vorn anfangen.

Wenn du nur eine Sache mitnimmst: Gib der KI den Kontext, den du einer neuen Kollegin auch geben würdest. Der Rest ist Übung, und die geht am schnellsten mit guten Vorlagen.